Dados, arquivos e preservação digital

Âmbito

• Levantamento e inventário validado do acervo antes de qualquer movimento.
• Digitalização e OCR (reconhecimento óptico de caracteres), com medição da qualidade e do esforço de conferência humana.
• Migração faseada: resumos criptográficos calculados na origem e verificados no destino para as cópias idênticas; os derivados ficam ligados ao original por registo de proveniência.
• Tratamento de excepções: documentos ilegíveis, ficheiros sem registo correspondente, duplicados legítimos e duplicados por erro.
• Modelo de metadados em duas camadas: registo de origem preservado e vocabulário comum com regras de transformação registadas.
• Pesquisa transversal e preservação de longo prazo.

Entregáveis

• Inventário validado, com contagens por série, formato e suporte.
• Relatório de reconciliação com o resumo criptográfico de cada documento.
• Registo de excepções e das decisões tomadas.
• Modelo de metadados e regras de transformação documentadas.
• Plano de migração faseada com memória de cálculo do esforço.
• Acta de aceitação assinada antes da desactivação da origem.

Modo de implantação

Nas instalações do cliente, num ambiente dedicado ou em nuvem, conforme a sensibilidade do acervo e os requisitos de custódia. A digitalização pode decorrer no local onde os originais estão guardados.

Limites e dependências

• Um documento transformado (por exemplo, com texto reconhecido) não tem o mesmo resumo criptográfico do original. Por isso preserva-se o original e regista-se a proveniência de cada derivado.
• Aparentes duplicados não são eliminados sem autorização e procedimento documentados.
• Volumes, prazos e custos só são estimados depois do inventário.
• A execução pode envolver parceiros de digitalização, identificados na proposta.

Continuidade e saída

Dados e formatos de saída

Acervo, metadados e registos de reconciliação em formatos abertos e documentados, com os resumos criptográficos.

Documentação

Modelo de metadados, regras de transformação e procedimentos de preservação.

Configurações

Configuração dos sistemas de gestão e de pesquisa do acervo.

Responsabilidades

Cadeia de custódia documentada e responsáveis pelas decisões de excepção.

Licenças e contratos

Titularidade do acervo identificada; transferência e regularização das licenças do software de gestão.

Transferência de conhecimento

Formação da equipa de arquivo na pesquisa e na manutenção dos metadados.

Próximo passo

Descreva o acervo (suportes, volumes aproximados, sistemas actuais); propomos um levantamento.